在项目管理中，我们谈到了项目管理的生命周期。从开始到结束，每一个项目都像一个人的一生，需要经历从生到死的过程。同样，作为支持项目管理的信息化系统，它本身也需要经历一个出生到消亡的过程，从一个新系统的上线，到这个系统退出运作，直至下一个新系统代替它，这样一个过程，便成了一个系统的生命周期。
与传统的信息系统不同的是，项目管理信息系统在更大程度上有些依赖于项目，现代企业的特点是项目和运作结合使用的情况比较多见，故而很多企业将项目管理与运作管理的信息化系统建设为一体，其本身的生命期要高于一般项目管理信息系统。如果单纯考虑为项目制定系统，可能项目的周期结束了，系统本身的生命力还很旺盛，紧接着下一个项目继续使用。可见传统的企业或者项目组在建立一个项目管理信息系统时，是用一个系统支持多个项目的方式来展现。
但我们知道，如果项目非常庞大，比如三峡、奥运、航天（这些大项目在一定程度上完美的体现了一个项目独特、临时等的特点）。这类项目所拥有的项目管理信息系统，与项目本身结合的程度就非常高，这样类型系统的出现，也就是为这样一个项目而准备的，它不可能在继续别的项目，或者参与其他常规运作管理。所以与上一种信息系统相比较较，这类系统更能说明项目管理信息系统的特点。
无论是哪种项目管理系统，它的生命周期都是一样的，都要经历因项目的诞生而部署，随着项目的结束而结束。一般来说，项目管理信息系统都会经历四个阶段，这四个阶段和项目的关系紧密联系在一起（个别运作概率高的“项目管理系统”例外）。
第一阶段：项目管理信息系统的诞生阶段。当一个或多个项目诞生的时候，项目组就开始筹划利用何种技术来支持这些项目，如何建立一套可行的解决方案。根据项目的特点，项目组需要在这个阶段的开始经行分析和研究，即项目管理信息系统的部署调研，项目组形成一个初步的概念。紧接着，项目组要根据项目需求的特点，和初步概念的建议，形成一份可行性报告文件。
这里需要注意的是，项目管理信息系统作为支持项目的一个组成部分，其本身的建设过程也是一个项目。在前期的可行性分析中，从确定范围到列出计划，都需要详细的体现出每一个环节的特点。当计划书已经形成的时候，就意味着下一个阶段的开始，可行性计划的建立，是通过定量和定性分析后的结果来得到。一般而言，当一个项目组在此项目的实施上比较熟练的时候，他们对信息系统的需求都是比较明确，通过对项目的分析、专家的判断、公司内部技术的支持等，可以得出具体需求的方案。但也有项目组对此并不是很熟悉，到底建立一个什么样的系统才符合自身项目的要求，他们往往选择了外部咨询的方式，有外部的专业机构来帮助他们提出解决方案。
第二阶段：项目管理信息系统的开发阶段。项目管理信息系统的开发和部署，是一项比较难的过程。很多企业自身都是无法完成这样一项任务，所以也就出现了市场上专门提供这些软件的供应商，像微软等一些机构。但也有个别企业可以开发，因为其本身的项目复杂程度不高，或者这个机构自己就是开发此类软件的。
项目管理信息系统开发的过程本身就是一个典型的项目。而这个过程在项目管理信息系统的生命周期中占着重要的位置。它也需要经历几个过程来实现。1，开发规划阶段。项目的特点决定了其不可以有“重来”的现象，所以开发系统，其本身的规划就成了一项重任。你需要考虑开发此系统在整个项目过程中的作用；如何指导系统开发；如何优化配置，借调各类资源；以及此系统如何与其他辅助工具配合等。一个完整的项目管理信息系统规划，应当包括此系统的开发目标、总体架构、组织结构、管理流程、系统的实施计划、信息系统的技术规范、系统的开发负责、开发结构或组织等信息。2，系统分析阶段。分析的目的在于建立一个基准模型（基于文本的模型），这个模型本身要围绕服务，即以项目的需求流程为基础，规划即将建设的信息系统的基本架构，它是项目的管理流程和信息流程的交汇点。系统分析阶段的内容包括了功能、服务流程、数据、流程、系统初步方案、服务目标等。3，整体设计阶段。设计阶段是对分析阶段的进一步细化，它全面的将信息系统的实施步骤列出来，这个过程可能包括架构设计、数据库设计、处理流程设计、功能模块设计、安全控制、方案设计、系统组织和队伍设计、系统管理流程设计、升级接口设计、二次开发功能设计等。4、系统实施阶段。实施阶段是项目组（这里指专门建设系统的项目组）通过技术和网络的方式建立起来的一个实体系统阶段。这个阶段将由项目经理带领各技术人才，开始对每一个模块进行开发和建设。实施过程中，需要考虑各类干系人的参与（事实上干系人应当全程参与最好）。争取让实施系统的项目组提供给利用系统的项目组更好的一个交付成果。5，系统验收阶段。系统开发完成后，需要由用户（即使用系统的项目组）来使用，这个过程中需要开发项目组和用户一起试运行。保证系统可以正常使用。
第三阶段：项目管理信息系统的运行阶段。当系统在第二阶段顺利完成时，就投入到项目组开始运作。这个过程是伴随项目而存在的，即项目的存在才是此系统存在的理由。系统在运行过程中，最好能够有专业人员定期的维护，包括软硬件各方面，系统的维护几乎成了任何信息系统都必不可少而且非常重要的一部分，这里面涉及到数据、信息、安全、流畅等各方面的问题。就拿微软EPM解决方案来说，咨询服务商帮助企业部署好后，一般都会制定项目组内部个别技术人员来维护。而项目组是来使用它。
项目管理信息系统的运作过程，是此系统生命周期中最长的一个时间段。这个过程可能出现的问题会包括使用过程中的系统进一步完善，现有功能的进一步维护等。
第四阶段：项目管理信息系统消亡阶段。正如一个人一样，他用大多数时间来运作自己，最终还是要到生命的尽头。项目管理信息系统的消亡有两种现象，一种是系统本身在使用中途而无法继续使用自然淘汰，如自身功能与项目需求完全不吻合，换掉它，或者系统中途崩溃，彻底不能使用。还有一种情况就是系统随着项目收尾而消亡，相对上一种情况，这种情况才是系统真正意义上的一种消亡。
任何企业或者个人，在项目实施过程中，都需要考虑一个项目管理信息系统是有生命周期的，你需要考虑的是在这个系统有限的生命期内，它能帮你做什么，而不是考虑让这样一个系统一劳永逸的帮你处理所有项目。和人一样，项目管理信息系统在其为项目组服务的过程中，难免会出现各种“身体欠佳或抱恙”的现象，比如系统更新，设备维护，功能扩展，性能升级等，作为项目组，除了正确使用它外，还要正确对待它的生命过程。对于企业或项目组而言，应该考虑一个系统在服务结束时的时机，环境，成本，条件等。减少项目组在此过程的额外代价。